Prozessoptimierung

Jede Organisation muss sich mit Prozessen befassen. Und je näher sie bei den Kernaktivitäten sind, desto wichtiger sind sie. Leider verharren diese Prozesse nach ihrer Implementierung oft auch lange Zeit in derselben Form.

Alle Prozesse haben jedoch das Potenzial, noch besser und effizienter zu werden. Um zu einem noch besseren Ergebnis beitragen zu können. Bei Doop finden Sie die Spezialisten, die dies tun. Auf dieser Seite erklären wir Ihnen gerne, was diese Optimierungen für Ihr Unternehmen bedeuten und bewirken

Bei einer Prozessoptimierung handelt es sich um die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Mit dem Ziel, sie noch effizienter und effektiver laufen zu lassen. Bei Doop setzen wir uns hauptsächlich kritisch mit den Prozessen in Bezug auf Kunden und Kundenkontakt auseinander. Und wir sehen dabei immer die Möglichkeiten. Wir schauen von außen nach innen mit einer objektiven und gesunden, kritischen Sichtweise. Und das ist viel effektiver und funktioniert viel besser, als wenn Sie selbst drinnen sind und noch mit den Prozessen arbeiten, die Sie untersuchen müssen.

Wir betrachten Ihre Prozesse für Sie, damit Sie fortfahren können. Weil es wichtig ist, ab und zu stillzustehen.

Prozesse berühren Unternehmen im Zentrum ihres täglichen Handelns. Die Mitarbeiter sind darauf eingestellt. Die Ausrüstung ist darauf eingestellt. Je stärker die Organisation wächst, desto stärker wirken diese Prozesse und desto größer ist ihr Einfluss. Und somit wächst auch der Widerstand gegen Veränderungen. Dennoch gibt es eine Reihe guter Gründe, Prozesse zu optimieren. Und wenn Sie Fortschritte erzielen können, die für die direkt Beteiligten klar und greifbar werden, wird aus diesem Widerstand Zusammenarbeit.

Dies sind die Vorteile der Prozessoptimierung:

- Effizienter arbeiten
Unnötige Schritte verursachen Verzögerungen und erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit. Einige Schritte können automatisiert werden, um Risiken zu reduzieren. Es ist auch angenehmer für die Mitarbeiter, dasselbe mit weniger Schritten und Vorschriften tun zu können.

- Kunden besser helfen
Der Verkauf ist der Antrieb für Ihr Unternehmen. Sie tun also alles, um Ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Effiziente Prozesse helfen dabei. Ein Kunde, der schnell und gut bedient wurde, wird Ihren Produkten oder Dienstleistungen höchstwahrscheinlich positiver gegenüberstehen. Ein großer Vorteil in einer Zeit, in der der Kunde langsam vom König zum Kaiser wird.

- Prozesse werden klarer
Mangelnde Klarheit erhöht die Fehleranfälligkeit. Für kleinere Störungen und größere Unfälle. Wenn Sie die Verantwortlichkeiten, Vereinbarungen und Informationsbedürfnisse kritisch und von außen betrachten, werden die meisten Optimierungsoptionen schnell sichtbar. Natürlich kann es immer noch schiefgehen – aber mit klaren Prozessen ist die Lösung näher.

- Gesetze und Vorschriften
Gesetze und Vorschriften ändern sich. Einige häufiger als andere, aber der Klimawandel zum Beispiel beschleunigt alles. Beachten Sie aber auch beispielsweise die DSGVO, das Datenschutzgesetz, das vor Jahren die Beziehungen zwischen Unternehmen und Verbrauchern nachhaltig verändert hat. Natürlich ändert sich nicht irgendein wichtiges Gesetz von einem Tag zum nächsten, aber Sie ändern einen Prozess auch nicht einfach so. Deshalb ist es wichtig, Prozesse auf ihre Beständigkeit gegen große und kleine rechtliche Veränderungen zu prüfen.

- Verbessern und wachsen
Gut organisierte Prozesse sorgen für gut geölte Unternehmen. Sie sind der Motor der Verbesserung. Die Vorteile sind zahlreich: von besseren Partnerschaften bis hin zu mehr Raum für Innovationen. Die richtige Kommunikation mit den Beteiligten stellt sicher, dass die Angst vor Veränderungen verschwindet und sie die Vorteile der Optimierung erkennen.

Jeder Prozess ist anders, aber es gibt drei wichtige Schritte, die in jedem Optimierungsvorhaben einen Platz verdienen:

Schritt 1: Ordnen Sie die vorhandenen Prozesse zu
Stellen Sie Fragen: Welche Prozesse sind wirklich wichtig? Welche Auswirkungen haben sie auf Mitarbeiter und Abteilungen? Wo starten und stoppen sie? Wie viel Zeit brauchen sie? Wie läuft der Informationsaustausch ab? Seien Sie dabei kritisch und ehrlich.

Schritt 2: Werfen Sie Ballast ab und entfernen Sie Störungen
Wo liegen Engpässe, Umwege, Verschwendungen und andere Probleme in den Prozessen? Gibt es vielleicht Knotenpunkte oder Stakeholders, die eigentlich nichts hinzufügen? Welche Links stehen einem reibungslosen Fortschritt im Wege? Die wichtigsten Antworten darauf sind die Punkte, die Sie verbessern müssen.

Schritt 3: Implementieren Sie einen optimierten Prozess
Jetzt beginnt die Optimierung und Implementierung von Verbesserungen. Schauen Sie sich auch die Optionen zur Automatisierung einzelner Teilbereiche genau an. Dies eliminiert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern eine solche Automatisierung generiert auch Daten. Und Daten liefern Einblicke. Und mit Einsichten können Sie weiter optimieren.